Prozesse etablieren sich in Unternehmen meist bewusst, aber auch schleichend. Etablierte Prozesse müssen aber heute nicht mehr dem aktuellen Unternehmensziel entsprechen. Es ist daher in regelmäßigen Abständen durchaus sinnvoll, mal einen Schritt zurück zu machen und den Prozess genauer zu betrachten. Oft sind Elemente enthalten, die eigentlich gar nicht mehr benötigt werden, es werden Informationen mühsam zusammengesucht (während in anderen Abteilungen alle Informationen vorliegen) oder es gibt mittlerweile technische Lösungen, die einen Prozess sicherer, zuverlässiger und schlanker machen.